Как правильно оформить деловое письмо на английском языке?

Традиционные письма остаются одним из востребованных способов донесения информации, несмотря на наличие других средств связи. Чтобы у зарубежных партнеров сложилось правильное впечатление о вашей компании, следует учитывать особенности оформления деловых писем.

Правила оформления деловой документации

В англоязычных странах давно сложилась своя практика ведения деловой переписки. Для удобства чтения и простоты восприятия информации используется блочная система письма. Составленный на фирменном бланке, текст подчиняется простым правилам.

1. Используйте блоки. Текст, разделенный на смысловые отрезки, легко прочитать. К тому же в таком письме получатель быстро найдет необходимое, не отвлекаясь на незначительные детали. В современной практике используется несколько стандартных блоков — адрес, дата, приветствие, заголовок, текст, концовка.
2. Используйте простые слова. Написание делового письма простым языком является гарантией взаимопонимания между партнерами. В международной практике не принято усложнять переписку.
3. Правильное расположение текста на странице. Первый блок — информация об отправителе. Она располагается в левом верхнем углу листа. Здесь указываются: название фирмы, номер дома и улица, город и почтовый индекс, затем страна. Информацию следует располагать именно в такой последовательности.
4. Дата указывается на три строки ниже первого блока. Название месяца и год указываются полностью во всех случаях, но последовательность различается у разных стран.
5. Укажите имя и адрес получателя. Обратите внимание на подпись вашего партнера в его предшествующих письмах. Именно так следует указывать его имя в своем письме, добавляя перед ним «Mr.». Этот блок располагают в следующей последовательности: полное имя получателя, должность, наименование компании, номер дома и улица, город и почтовый индекс, страна.
6. Верное приветствие является залогом расположения партнера. Если обращение начинается с имени сотрудника, после него ставится запятая. Новый абзац начинается после одинарного отступа. Обращение по должности (например, «Dear Mr. President») требует двоеточия после приветствия. После безличных обращений («Dear Sirs») в письме к компании также ставится запятая.
7. В заголовке следует указать тему письма. Ее выделяют верхним регистром или нижним подчеркиванием.
8. Заключительный абзац письма должен содержать призыв к действию, напоминание или запрос информации. Каждое обращение должно быть облечено в уважительную форму.
9. В окончании письма ставится нейтральное «Kind regards» или «Best regards». Но существуют и частные случаи. Так, с личным обращением по имени уместно только «Yours sincerely». С обращением «Dear Sir or Madam» используется исключительно «Yours faithfully». Между прощанием и подписью ставится запятая.
10. Если в письме есть вложения, о них следует упомянуть с пометкой «Enc» или «Encs» в зависимости от количества вложенных файлов.

Если составление делового письма кажется вам сложной задачей, обратитесь к специалистам Dialect City. Мы гарантируем превосходный результат.

Как заказать перевод?

Регулярная потребность в переводческих услугах?

Получить предложение

Нерегулярная потребность? Есть задача на перевод сейчас?

Рассчитать стоимость

Вы можете оплатить оформленный заказ online:

Оплатить

Отзывы наших клиентов

Клиенты Dialect Сity

Остались вопросы?

Телефон для консультаций: +7 (495) 64-77-888
Электронная почта: info@di-ci.ru