Для чего нужен апостиль и как его проставить?

Апостиль — метод упрощенной легализации документов, принятый в международном праве. После процедуры бумаги, выданные в одной стране, получают юридическую силу в другой. Апостиль удостоверяет подпись должностного лица, качество, в котором оно выступало, подлинность штампа или печати, скрепляющей документ.

Порядок проставления апостиля регулируется Гаагской конвенцией от 5 мая 1961 года. В настоящее время ее ратифицировали более 140 стран. СССР присоединился к конвенции 17 апреля 1991 года. Российская Федерация, как правопреемник СССР, ратифицировала ее 31 мая 1992 года.

В некоторых странах законодательно предусмотрено два способа узаконивания: стандартная консульская легализация и апостиль. Например, в Китае апостилированные документы принимают только в двух административных районах — в Гонконге и Макао. На остальной территории юридическую значимость имеет только консульское заверение.

Апостиль удостоверяет следующие сведения в документах:

• подпись должностного лица;
• качество, в котором выступало лицо, подписавшее бумаги;
• подлинность штампа или печати, скрепляющей документ.

Как выглядит апостиль

Жестких требований к виду легализующей отметки нет, поэтому на практике в странах применяются разные способы проставления апостилей: резиновый штамп, сургучная печать, самоклеящиеся стикеры. В некоторых случаях отметку можно проставить на отдельном листе, который оформляется как приложение к документу. Скрепляются бумаги при помощи клея, скрепок, крепежных колец.

В Российской Федерации отметка обычно имеет вид штампа. Заголовок APOSTILLE прописывается только на французском языке. Основные поля текста апостиля заполняются на русском языке.

• Место апостилирования — указывается город, страна, наименование легализующего органа.
• Сведения о должностном лице — Ф. И. О. и подпись.
• Порядковый номер.

Полное содержание апостиля заверяется печатью или штампом той инстанции, которая проводит легализацию. На оттиске должны быть герб организации и ее полное наименование.

Допускается апостилировать следующие документы:

• бумаги, исходящие от должностного лица или органа, подчиняющегося юрисдикции государства. В том числе документы от прокуратуры, судебного исполнителя, секретаря суда;
• нотариальные акты;
• административную документацию, например свидетельства о госрегистрации актов гражданского состояния;
• официальные пометки — печати о месте регистрации, не заверенные нотариусом визы и др.

Документы, для которых не требуется проставления апостиля:

• бумаги, заверенные дипломатами или консулами;
• торговая и экономическая документация, которая оформляется для таможенной службы. В том числе договоры на поставку/отгрузку продукции, описи перевозимого имущества, первичные бухгалтерские бумаги;
• документы без официального статуса.

Апостилированию не подлежат подлинники паспортов, трудовых книжек, военных и профсоюзных билетов, пенсионных удостоверений, водительских прав. Апостиль ставится на нотариальную копию или перевод с нотариальным заверением.

В следующих случаях будет отказано в получении апостиля в России:

• документ заверен нотариусами без соблюдения требования территориальности;
• бумаги исходят от иностранного юридического лица, которое не состоит на налоговом учете в ФНС РФ;
• документы подписаны неуполномоченными должностными лицами;
• на оригинале обнаружены исправления. Есть непрозрачные пятна или другие дефекты, которые делают невозможным прочтение информации;
• копии выполнены некачественно, текст на них неразборчив;
• документ заламинирован или поврежден.

Какие органы в России имеют право поставить апостиль?

• Министерство юстиции РФ. Осуществляет заверение официальных документов, которые исходят от федеральных государственных органов, физических и юридических лиц.
• Территориальные органы Минюста. Апостилируют бумаги от территориальных органов государственной власти, нотариусов, организаций местного самоуправления.
• Минобороны РФ. Легализует документы о военной службе в Вооруженных силах РФ и СССР, Объединенных ВС СНГ (выдаваемые в России).
• Рособрнадзор. Может поставить апостиль на документы государственного образца об образовании, присвоении ученых степеней и званий.
• Росархив. Узаконивает архивные справки, выписки и копии документов.
• Территориальные органы исполнительной власти в области архивного дела. Ставят отметки на документы, исполненные подведомственными им архивами.
• Органы ЗАГС субъектов РФ. Выполняют заверение справок об официальной регистрации актов гражданского состояния.
• Министерство внутренних дел РФ. Вправе поставить отметку на справки об отсутствии (наличии) судимостей, наличии или прекращении уголовного преследования и др.

Нужен ли перевод документов?

Любые документы, предназначенные для представления в иностранном государстве, должны быть переведены и удостоверены нотариально. Это требование закреплено на законодательном уровне.

Что же нужно выполнить сначала: апостиль или перевод? В первую очередь требуется удостоверить подлинность документа, то есть осуществить апостилирование. Второй шаг — нотариальный перевод.

Имеются определенные требования и к переводчику. У исполнителя должны быть официальные полномочия для совершения нотариального перевода. Компетенцию подтверждают: диплом о высшем образовании, сертификат о сдаче международного экзамена, свидетельства о прохождении курсов узкоспециализированных переводов и др. В отдельных случаях нужен присяжный перевод. Он выполняется в том государстве, для которого предназначается документация.

Особенности оформления апостилированного перевода:

• иногда отметка должна быть не только на подлиннике, но и на самом переводе. Требования нужно уточнять в конкретной зарубежной инстанции;
• в переводе должен содержаться текст апостиля. То есть переводится вся информация, которая прописана в штампе: страна и город, где произведена легализация, название учреждения, Ф. И. О. должностного лица и т. д.

Что требуется для процедуры легализации?

Для того чтобы поставить апостиль на оригинал или копию, требуется подготовить пакет документов. В стандартный набор входят:

• заявление — при личном посещении пункта приема (при оформлении онлайн не требуется);
• документ (нотариальная или простая копия с предъявлением оригинала), удостоверяющий личность заявителя;
• оригинал или копия документа, подлежащего легализации — оттиски печати и подписи должностных лиц должны быть отчетливыми, поддающимися сверке с образцами;
• квитанция об уплате госпошлины;
• нотариально заверенная доверенность, документ, удостоверяющий личность представителя — когда нет возможности передать бумаги лично.

Если был факт смены фамилии или имени, в пакет документов нужно включить соответствующую справку. Бумага выдается органами ЗАГС.

Готовая документация для проставления апостиля передается в пункт приема и выдачи документов соответствующей инстанции.

Специфика легализации различных документов

1. Диплом о среднем специальном или высшем образовании, аттестат о среднем образовании. Департамент образования Москвы производит проверку подлинности документа и на основании этого принимает решение о проставлении апостиля. Процедура занимает около 5 рабочих дней с момента регистрации заявления. Для дополнительной проверки информации срок можно продлить до 45 рабочих дней.
2. Справка о наличии или отсутствии судимости. Документы подаются в тот орган МВД, который указан на справке. Это может быть Главный информационно-аналитический центр (ГИАЦ) МВД или Зональный информационный центр (ЗИЦ) МВД. На проставление апостиля уходит 5 рабочих дней. В исключительных случаях срок продлевается до 30 дней.
3. Архивная справка, выписка или их копии. Если официальная бумага подготовлена муниципальным или государственным архивом либо иной организацией или органом, расположенным на территории столицы, для проставления апостиля нужно обратиться в Главное архивное управление г. Москвы. Если справка, выписка или копия оформлены на территории другого субъекта РФ, отметку ставит орган исполнительной власти этого субъекта, уполномоченный в области архивного дела. Процедура занимает 5 рабочих дней с даты регистрации заявления. Для дополнительной проверки срок продлевается не более чем на 30 рабочих дней.

Прочие документы или их нотариально заверенные копии легализуются по схожему принципу. Штамп апостиля на оригинале можно поставить только в том субъекте России, где он был оформлен. Легализация нотариальной копии документа также ведется по территориальному признаку — в том регионе, где производилось ее заверение.

Как быть в ситуации, когда нужно вывезти документы в страну, которая не является участницей Гаагской конвенции? Для такой легализации нужно обратиться в Консульский департамент МИД Российской Федерации.

Если у Вас нет возможности и времени, чтобы ходить по инстанциям и разбираться в тонкостях оформления бумаг, поручите апостилирование опытным специалистам. Такую услугу можно заказать в нашем бюро отдельно или в комплексе с другими процедурами. Мы знаем все тонкости легализации в каждой конкретной инстанции, что исключает риск отказа или проволочки. При необходимости можем оформить апостиль в срочном порядке.

Все, что Вам придется сделать, — передать бумаги в переводческое бюро и через некоторое время получить легализованный документ со штампом.

Когда легализация необязательна?

С рядом государств Российская Федерация (самостоятельно или в качестве правопреемника СССР) заключила соглашения о взаимном признании документов. Это значит, что бумага, надлежащим образом оформленная на территории одного государства, признается другими странами без каких-либо формальностей. Нужен только перевод документа на государственный язык соответствующей страны, заверенный нотариально. На сегодняшний день у России такие соглашения заключены с Белоруссией, Арменией, Казахстаном, Украиной, Алжиром, Болгарией, Вьетнамом и другими государствами.

Как заказать перевод?

Регулярная потребность в переводческих услугах?

Получить предложение

Нерегулярная потребность? Есть задача на перевод сейчас?

Рассчитать стоимость

Вы можете оплатить оформленный заказ online:

Оплатить

Отзывы наших клиентов

Клиенты Dialect Сity

Остались вопросы?

Телефон для консультаций: +7 (495) 64-77-888
Электронная почта: info@di-ci.ru