Традиционные письма остаются одним из востребованных способов донесения информации, несмотря на наличие других средств связи. Чтобы у зарубежных партнеров сложилось правильное впечатление о вашей компании, следует учитывать особенности оформления деловых писем.
Правила оформления деловой документации
В англоязычных странах давно сложилась своя практика ведения деловой переписки. Для удобства чтения и простоты восприятия информации используется блочная система письма. Составленный на фирменном бланке, текст подчиняется простым правилам.
- Используйте блоки. Текст, разделенный на смысловые отрезки, легко прочитать. К тому же в таком письме получатель быстро найдет необходимое, не отвлекаясь на незначительные детали. В современной практике используется несколько стандартных блоков — адрес, дата, приветствие, заголовок, текст, концовка.
- Используйте простые слова. Написание делового письма простым языком является гарантией взаимопонимания между партнерами. В международной практике не принято усложнять переписку.
- Правильное расположение текста на странице. Первый блок — информация об отправителе. Она располагается в левом верхнем углу листа. Здесь указываются: название фирмы, номер дома и улица, город и почтовый индекс, затем страна. Информацию следует располагать именно в такой последовательности.
- Дата указывается на три строки ниже первого блока. Название месяца и год указываются полностью во всех случаях, но последовательность различается у разных стран.
- Укажите имя и адрес получателя. Обратите внимание на подпись вашего партнера в его предшествующих письмах. Именно так следует указывать его имя в своем письме, добавляя перед ним «Mr.». Этот блок располагают в следующей последовательности: полное имя получателя, должность, наименование компании, номер дома и улица, город и почтовый индекс, страна.
- Верное приветствие является залогом расположения партнера. Если обращение начинается с имени сотрудника, после него ставится запятая. Новый абзац начинается после одинарного отступа. Обращение по должности (например, «Dear Mr. President») требует двоеточия после приветствия. После безличных обращений («Dear Sirs») в письме к компании также ставится запятая.
- В заголовке следует указать тему письма. Ее выделяют верхним регистром или нижним подчеркиванием.
- Заключительный абзац письма должен содержать призыв к действию, напоминание или запрос информации. Каждое обращение должно быть облечено в уважительную форму.
- В окончании письма ставится нейтральное «Kind regards» или «Best regards». Но существуют и частные случаи. Так, с личным обращением по имени уместно только «Yours sincerely». С обращением «Dear Sir or Madam» используется исключительно «Yours faithfully». Между прощанием и подписью ставится запятая.
- Если в письме есть вложения, о них следует упомянуть с пометкой «Enc» или «Encs» в зависимости от количества вложенных файлов.
Если составление делового письма кажется вам сложной задачей, обратитесь к специалистам Dialect City. Мы гарантируем превосходный результат.
Как заказать перевод?
Отзывы наших клиентов
Клиенты Dialect Сity
Остались вопросы?
Телефон для консультаций: +7 (495) 64-77-888
Электронная почта: info@di-ci.ru
ИП Лобес Наталья Андреевна; ИНН 263408613789; ОГРНИП 315501700003946; Юридический адрес: 143581 Московская область, Истринский район, с. Павловская Слобода, ул. 1 мая, д.11; Фактический адрес: 123060 г. Москва, ул. Расплетина, д. 21; р/с 40802810300000076915 в АО «Тинькофф Банк»; к/с 30101810145250000974; БИК 044525974. Тел.: +7 (495) 64-77-888
Спасибо! Ваша заявка успешно отправлена!
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Воспользуйтесь калькулятором расчета стоимости и получите
скидку 10% при заказе перевода online!
Стоимость перевода: 0 руб.
От чего зависит стоимость?
- объема текста (1800 знаков с пробелами – одна переводческая страница);
- срочность (стандарт: 8 переводческих страниц в день);
- языковая пара;
- тематика перевода;
- формат исходного текста (необходимость верстки и форматирования перевода);
- скидки за объем и по текущим акциям.
* Калькулятор предоставляет ориентировочную стоимость заказа цена при расчёте может немного отличаться